校屬各單位：

為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，強(qiáng)化檔案收集力度，確保歸檔各類材料的齊全、完整，更好地服務(wù)于學(xué)校中心工作，記錄學(xué)校發(fā)展歷程，根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》《華北水利水電大學(xué)檔案管理辦法》的相關(guān)要求，2024年檔案歸檔工作即日起開始。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、時(shí)間安排

檔案歸檔時(shí)間為2024年3月25日至6月28日。

二、歸檔范圍和歸檔要求

（一）歸檔范圍

2023年1月1日至2023年12月31日期間，學(xué)校黨群、行政、科研、教學(xué)、外事、資產(chǎn)與設(shè)備管理、出版、財(cái)會(huì)、基建等各項(xiàng)工作和活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件材料、圖表、照片、聲像、實(shí)物、榮譽(yù)等各種不同形式的載體材料均屬歸檔范圍，都應(yīng)歸檔。具體歸檔范圍參照教育部《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、省檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和《華北水利水電大學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限表》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

（二）歸檔要求

1.保證歸檔文件材料收集完整齊全，兼職檔案員在整理過程中要逐件逐頁檢查，確保文件材料的原件歸檔，杜絕使用復(fù)印件。

2.文件材料以件為單位裝訂，不要把屬于一個(gè)內(nèi)容的檔案材料分割開或遺漏，不要缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、跳項(xiàng)，保證材料的完整性和有序性。

3.歸檔文件材料要統(tǒng)一形成《歸檔文件目錄》和《檔案移交目錄》，打印成紙質(zhì)版，加蓋單位公章，各一式兩份，將文件材料按順序排列清楚，要求《歸檔文件目錄》和紙質(zhì)歸檔材料順序內(nèi)容一致。

4.在向檔案館移交紙質(zhì)文件材料的同時(shí)需提供相應(yīng)的電子版《歸檔文件目錄》和《檔案移交目錄》，可通過微信等發(fā)送電子版至檔案館負(fù)責(zé)人員。文件材料移交時(shí)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，交接雙方當(dāng)面檢查，按立卷歸檔要求進(jìn)行驗(yàn)收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗(yàn)收合格后方可辦理移交手續(xù)。

5.各歸檔部門請(qǐng)組織本單位人員，認(rèn)真梳理本單位在各項(xiàng)工作中形成并辦理完畢的文件、材料，將其中有憑證作用、有保存價(jià)值的材料交給本單位兼職檔案員。兼職檔案員參照《華北水利水電大學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限表》中本單位歸檔范圍認(rèn)真收集文件材料。各單位兼職檔案員如有變動(dòng)，請(qǐng)新兼職檔案員主動(dòng)加入“華水檔案工作群”，進(jìn)群修改備注為部門＋姓名，后附群二維碼，各部門兼職檔案員主動(dòng)進(jìn)群并修改群備注，非兼職檔案員主動(dòng)退群。

6.對(duì)于未按時(shí)歸檔的部門，需寫出書面情況說明，加蓋公章后報(bào)送學(xué)校檔案館，逾期不交后果由各歸檔部門負(fù)責(zé)人和兼職檔案員負(fù)責(zé)。對(duì)于歸檔中存在的疑難問題，可與檔案館工作人員聯(lián)系。

聯(lián)系地址：圖書館東配樓三樓3040檔案收集室

聯(lián)系電話：61179307

特此通知

 附件1各單位檔案歸檔整理流程.docx

 附件2華北水利水電大學(xué)歸檔文件目錄.xls 

 附件3華北水利水電大學(xué)檔案移交目錄.doc 

 附件4兼職檔案員如何開展工作.pptx

圖書館（檔案館）

2024年3月21日